Llegado el momento en que tenemos una empresa que ya no funciona económicamente hablando y dudamos entre liquidarla o dejarla inactiva, ésta última opción puede tener sus ventajas aunque es necesario conocer qué obligaciones siguen existiendo.
El cese de la actividad, o dejar una sociedad inactiva, consiste en una comunicación a la AEAT en la que se marca esta opción, y significa que la sociedad deja de operar en el tráfico empresarial, y por tanto ya no puede emitir o recibir facturas por ejemplo, ya que no realiza actividades. Aunque no deja de existir, simplemente queda en ibernación.
Los efectos que tiene la declaración de inactividad son los siguientes:
- Cese de las actividades empresariales o profesionales (temporalmente, ya que se puede reactivar en cualquier momento).
- La emisión de facturas por la entrega de bienes o prestación de servicios propios de la actividad empresarial.
Sin embargo, se siguen teniendo obligaciones que cumplir:
- Elaboración de la contabilidad según el Código de Comercio y el Plan General Contable.
- Elaborar y depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil.
- Liquidar y presentar el Impuesto de Sociedades.
- Presentar las declaraciones periódicas por las obligaciones de retención que siga teniendo la empresa (normalmente se suele tener la factura del Registro Mercantil por la presentación de las cuentas anuales)
- Declarar el IVA de aquellas facturas que tengan relación con el periodo del ejercicio en el que la empresa estaba todavía activa (por ejemplo habrá que presentar resúmenes anuales o el último trimestre del ejercicio para solicitar la devolución del IVA soportado).
- Aportar las declaraciones informativas anuales a las que esté obligada la empresa así como acceder, con frecuencia a la Dirección Electrónica Habilitada (entidades obligadas: sociedades anónimas, sociedades limitadas y grandes empresas) donde recibirá las notificaciones pendientes.
El problema que suele acarrear la inactividad de una empresa es que se suele quedar en el olvido el cumplimiento de estas obligaciones, y por tanto se pueden generar sanciones desde Hacienda por la no presentación del Impuesto sobre Sociedades (porque aunque el impuesto sea a cero, es obligatorio presentarlo). Y respecto al Registro Mercantil, si no se depositan las cuentas anuales, puede dar lugar a la imposición de una multa por importe de 1.200 a 60.000 euros por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, previa instrucción de expediente conforme al procedimiento establecido reglamentariamente, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. Además del cierre registral de la sociedad, lo que impediría el registro de cualquier modificación mercantil como por ejemplo el cese de un administrador y el nombramiento de otro nuevo, ampliaciones de capital, o modificación del domicilio social.
Asimismo, en el caso de sociedades mercantiles, si la inactividad se prolonga durante más de un año, entras en causa de disolución legal (art. por lo que el administrador responderá solidariamente de cualquier obligación social posterior si en los dos meses siguientes a este plazo no convoca la junta general para que adopte el acuerdo de disolución o si este es contrario a la disolución no solicita la disolución judicial.
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